Automatisering #1

Fællespostkasse til automatiseret arkivering

Hvor meget tid bruger medarbejdere på at åbne mails, kontrollere vedhæftninger, finde det rigtige projekt og gemme dokumenter korrekt?

Med Microsoft Power Automate kan den proces automatiseres fra start til slut.

I denne løsning modtager en fællespostkasse projektdokumentation som PDF-filer. Power Automate kontrollerer dokumentet, identificerer blandt andet projekt, år og måned og placerer derefter filen automatisk i den korrekte SharePoint-struktur.

Hvis en fil allerede findes, håndteres dubletter automatisk. Hvis et dokument ikke kan placeres sikkert, sendes det videre til en kontrolleret undtagelsesproces, så dokumentation ikke går tabt.

Værdien er mindre manuelt arbejde, færre fejl og en mere ensartet dokumenthåndtering.

Projektdokumentation er kun ét eksempel. Samme princip kan bruges til timesedler, bilag, kontrakter, leverandørdokumentation og andre filer, der kommer ind via mail og skal forankres centralt i SharePoint.

Det interessante spørgsmål er derfor ikke, om netop jeres proces ser sådan ud – men hvilke gentagne manuelle arbejdsgange I har, som burde køre automatisk.

Hvis I har en proces, hvor medarbejdere flytter, kontrollerer eller registrerer de samme typer oplysninger igen og igen, så tag fat i mig. Jeg hjælper med at vurdere, om Power Automate er den rigtige løsning – og hvordan den kan bygges enkelt og robust.

Automatisering #2

AI-understøttet vurdering af ustruktureret materiale

Hvor meget tid bruger faglige medarbejdere på at læse lange dokumenter, finde de relevante oplysninger, hente supplerende data og formulere den samme type vurdering igen og igen?

Med en AI-understøttet vurderingsassistent kan hele forberedelsen af beslutningsgrundlaget automatiseres – mens beslutningen bliver hos mennesket. 

I denne løsning kommer ustruktureret materiale ind: dokumenter, bilag og beskrivelser. AI-assistenten læser materialet, strukturerer det, udtrækker fakta og nøgleoplysninger og sammenholder dem med definerede kriterier og godkendte datakilder. Via nøgledata – for eksempel et ordre- eller journalnummer eller et CVR-nummer – kan der hentes supplerende oplysninger fra andre systemer.

Resultatet er et begrundet vurderingsforslag, hvor det fremgår, hvad der er lagt til grund. Er materialet uklart eller mangelfuldt, gætter assistenten ikke: usikkerheden markeres, og sagen går videre til faglig vurdering.

Værdien er hurtigere forberedelse, mere ensartede vurderinger og en begrundelse, der kan følges tilbage til kilder og kriterier.

Projektforslag er kun ét eksempel. Samme princip kan bruges til investeringsoplæg, kredit- og risikomateriale, tilbud, kontrakter, compliance og audit samt andre sager, hvor komplekst materiale skal vurderes efter kendte kriterier.

Det interessante spørgsmål er derfor ikke, om netop jeres vurderinger ser sådan ud – men hvilke gentagne faglige vurderinger I laver, hvor forberedelsen burde være gjort på forhånd.

Hvis I har en proces, hvor medarbejdere læser, sammenstiller og vurderer de samme typer materiale igen og igen, så tag fat i mig. Jeg hjælper med at vurdere, om en AI-understøttet vurderingsassistent er den rigtige løsning – og hvordan den kan bygges enkelt, forklarligt og med mennesket som beslutningstager.

ValueBy

Hos ValueBy starter det ikke med teknologien — det starter med jeres hverdag.

Jeg hjælper mindre virksomheder, uddannelsesinstitutioner og organisationer med at finde de opgaver, der tager tid, skaber dobbeltarbejde eller gør hverdagen unødigt tung.

Det kan være manuelle indtastninger, Excel-ark, mails, rapporter, dataflytning, systemer der ikke taler sammen, eller arbejdsgange der er vokset lidt skævt over tid.

Sammen finder vi ud af, hvor AI, automatisering, RPA, integrationer eller en mindre digital løsning kan gøre en reel forskel.

Min tilgang er enkel: Vi starter med problemet, ikke med teknologien. Først ser vi på, hvad der fylder i hverdagen. Derefter finder vi den løsning, der passer bedst — uden at gøre det større eller mere kompliceret end nødvendigt.

Med ValueBy får I en samarbejdspartner, der både forstår teknologi, forretning og mennesker — og som kan hjælpe jer fra idé eller irritation til en løsning, der virker i praksis.